Denne Persondatapolitik er fastlagt af Ichiban Travels ApS (herefter betegnet som enten ”Ichiban Travels”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) og gælder for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
1. Om Ichiban Travels
Ichiban Travels er et 100% danskejet rejsebureau med speciale i rejser til Japan. Som led i vores virksomhed indsamler og behandler Ichiban Travels personoplysninger med henblik på at opfylde de formål, der er beskrevet i denne Persondatapolitik. Ichiban Travels er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.
Hvis du har spørgsmål til denne Persondatapolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakt os her:
Ichiban Travels
Havnegade 39
1058 København K
e-mail: info@ichibantravels.com
2. Datasikkerhed er vigtig for os
For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Persondatapolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Ichiban Travels, og hvordan du kan får indsigt i dine egne personoplysninger.
3. Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en fysisk person. Det kan for eksempel være for- og efternavn, privatadresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger eller identifikationsnummer, der er særlige for en given persons identitet.
4. Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?
De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af vores virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere alt efter, om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Ichiban Travels’ rettigheder og forpligtelser. Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Ichiban Travels ikke vil være i stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leveringsforhold.
Ichiban Travels indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse være nødvendigt for os i begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-numre (fx i forbindelse med indhentelse af paskopi til brug for visumansøgning) for at kunne levere den ønskede rejse til dig.
4.1 Oplysninger vedrørende vores kunder
Ichiban Travels vil normalt indsamle/behandle oplysninger om kunder eller potentielle kunder, som gives ved bestilling af en rejse eller forespørgsel på et tilbud, fx online via vores hjemmeside eller på e-mail eller telefon. Følgende oplysninger kan indsamles: kontaktoplysninger (fulde navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og evt. stilling), fødselsdato, køn, CPR-nummer til brug for visumansøgninger, pasnummer, bankoplysninger, oplysninger, som du giver os vedrørende dine særlige præferencer på rejsen (fx oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance ved sygdom el.lign.), helbredsoplysninger (som du ønsker, at vi skal have), oplysninger om højde (til brug for bestilling af cykel mv.), formålet med rejsen, hvilke sprog du taler, statsborgerskab, kontaktinformationer til dit forsikringsselskab, oplysninger, som du giver os vedrørende dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os.
Oplysninger som indsamles fra en anden end dig:
Ved bestilling af en rejse eller ved anden kontakt kan en person give personoplysninger om en eller flere medrejsende. Vi lægger til grund, at den, der giver os sådanne oplysninger, har behørig fuldmagt fra de personer, der afgives oplysninger om. Hvis du ikke selv har foretaget en bestilling, men en anden har foretaget en bestilling, hvori du indgår, indsamler vi personoplysninger om dig fra den pågældende person. Det samme gælder, hvis en anden kontakter os på dine vegne.
4.2 Oplysninger vedrørende leverandører og samarbejdspartnere (ikke relevant for kunder)
Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, jobtitel, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os om dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.
5. Hvad bruger vi dine personoplysninger til?
Ichiban Travels behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke alle de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger nødvendigvis gælder for dig i alle tilfælde.
Ichiban Travels behandler udelukkende dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold – idet der i hvert enkelt tilfælde tages højde for eventuelle interesser – eller i henhold til gældende ret.
5.1 Kundeadministration
Ichiban Travels behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med Ichiban Travels som led i driften af vores virksomhed, herunder bestilling af rejser og leverance af vores øvrige produkter (som fx rejseforsikringer, flybilletter, transfer services mv.), opretholdelse af vores kunderegistre, evt. kreditvurderinger, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv. Alle statistikker og analyser udarbejdes i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig som person.
Vi evaluerer løbende vores produkter og ydelser for at kunne opretholde en høj kvalitet. Derfor bruger vi de oplysninger, som vi indsamler fra vores kunder ved evaluering efter rejsen til at udvikle og forbedre vores rejser og services. En anonymiseret evaluering af vores rejser vises også på vores hjemmeside.
5.2 Administration af leverandør- og samarbejdsforhold
Ichiban Travels behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som Ichiban Tarvels arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.
5.3 Overholdelse af gældende love og regler
Ichiban Travels behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som Ichiban Travels er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler. Ichiban Travels anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
Ichiban Travels tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid om at underrette os om eventuelle ændringer, fx ændring af adresse, således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte.
6. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger
Ichiban Travels behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) dit samtykke, (2) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Ichiban Travels, (3) hensynet til Ichiban Travels’ legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Ichiban Travels er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde Ichiban Travels’ eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.
7. Deling af personoplysninger
Ichiban Travels videregiver alene dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at kunne levere de ydelser, som du har bestilt. Ichiban Travels videregiver ikke dine personoplysninger til samarbejdspartnere eller tredjeparter, således at disse kan anvende dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ichiban Travels vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter:
7.1 Globale Distributions Systemer (GDS)
Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.
7.2 Flyselskaber
Ichiban Travels videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.
I forbindelse med rejse til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer til flyselskabet.
7.3 Hoteller
Ichiban Travels videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.
7.4 Biludlejningsfirmaer
Ichiban Travels videregiver personoplysninger til biludlejningsfirmaer, hvis du skal have et køretøj til rådighed under din rejse. Til brug for bestilling af din lejebil vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, lejeperiode, køretøjskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med lejen af køretøjet, herunder specielle foranstaltninger i forbindelse med handicap eller sygdom, børnesæder mv.
7.5 Busselskaber
Ichiban Travels videregiver personoplysninger til busselskaber, hvis du skal på busrejse som led i din rejse (fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner mv). Til brug for bestilling af din busrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, dato og tidspunkt for busrejsen, destination samt specielle ønsker i forbindelse med busrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under busrejsen og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet på grund af handicap eller sygdom.
7.6 Rederier
Ichiban Travels videregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse (fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner, krydstogt mv). Til brug for bestilling af din skibsrejse, vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse samt specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under sejladsen og evt. behov for special assistance under sejladsen som følge af handicap eller sygdom.
7.7 Bedbanks
En bedbank er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt hoteller og rejsebureauer eller slutkunden. Ichiban Travels videregiver personoplysninger til bedbanks for at bestille de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger gennem en bedbank vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.
Ichiban Travels bruger følgende bedbanks som led i vores virksomhed: Expedia.
7.8 Lokale samarbejdspartnere
Hvis du som led i din rejse skal deltage i arrangementer, udflugter, transport mv., kan Ichiban Travels videregive personoplysninger til vore lokale samarbejdspartnere i udlandet. Vore lokale samarbejdspartnere har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.
7.9 Forsikringsselskaber
Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, alder, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype.
Ichiban Travels samarbejder med følgende forsikringsselskaber som led i vores virksomhed: Gouda Rejseforsikring.
7.10 Udstyrsudlejningsfirmaer
Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at leje eventuelt udstyr, som du måtte have behov for på din rejse, fx skiudstyr, dykkerudstyr og lignende. Hvis du ønsker at leje sådant udstyr, vil vi videregive oplysningerne til det firma på din destination, som du skal leje udstyret hos. Til brug for udstyrsleje videregiver vi typisk oplysninger til udlejningsfirmaet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, typen af udstyr, afhentningssted, lejeperiode samt oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse.
8. Internationale overførsler af dine personoplysninger
Da vi arrangerer rejser til Japan vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS.
Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil Ichiban Travels være ude af stand til at levere den ønskede rejse til dig.
Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.
I det tilfælde hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter, der er specielt udarbejdet til dette formål.
I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for Ichiban Travels at indgå en standardoverførselskontrakt som juridisk overførselsgrundlag. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og Ichiban Travels (bestillingen af din rejse) eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt (fx i forbindelse med afgivelse af et tilbud).
Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Ichiban Travels betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler.
Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger; at der ikke er regler om at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional; at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed, samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede.
Hvis du ikke ønsker, at Ichiban Travels i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse.
Ichiban Travels videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.
9. Dataintegritet og sikkerhed
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.
Det er Ichiban Travels’ politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Vi gemmer dine personoplysninger og rejsehistorik i 5 år fra din sidste rejse (regnskabsår). Oplysningerne gemmes i vores kundedatabase. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.
10. Dine rettigheder
Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Ichiban Travels er i besiddelse af om dig, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på e–mail: info@ichibantravels.com. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Klage over Ichiban Travels’ behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
11. Opdateringer
Ichiban Travels evaluerer og opdaterer løbende denne Persondatapolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Persondatapolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.
Senest opdateret 16. juli 2020.